Na rotina de gestão de Facilities, onde o tempo de resposta impacta diretamente na operação, perder um contrato ou atrasar uma autorização de serviço por causa da papelada é um risco que ninguém quer correr.

Você precisa acionar uma equipe para manutenção corretiva urgente, mas o contrato com o fornecedor ainda está sem assinatura final. Enquanto isso, o SLA é descumprido, e o custo da parada aumenta.

O peso da burocracia no operacional:

Profissionais de Facilities lidam com um volume imenso de documentos, como:

• Contratos com fornecedores de manutenção predial e técnica
• Termos de vistoria e laudos NR
• Registros de inspeção periódica (extintores, geradores, elevadores)
• Orçamentos, ordens de serviço e planos de manutenção preventiva

E muitos desses documentos ainda circulam de forma manual ou descentralizada — impressos, escaneados, por e-mail ou até guardados em pastas físicas.

O resultado?
– Perda de controle documental
– Processos morosos de assinatura e validação
– Falhas em auditorias e não conformidades no compliance
– Retrabalho e insegurança jurídica.

Digitalizar é mais do que ganhar agilidade. É ganhar controle.

Com uma plataforma de assinatura eletrônica como a Simpla Assina, sua operação de Facilities passa a ter:

– Assinaturas com validade jurídica e compliance garantido
– Fluxos de aprovação automatizados (gestores, fornecedores, jurídico)
– Acesso rápido e seguro aos contratos de manutenção e prestação de serviços
– Alertas inteligentes para prazos de vencimento, renovação e SLAs
– Redução de custos com impressão, transporte e arquivamento

 Resultado prático:

• Menos contratos esquecidos
• Mais tempo para focar na gestão estratégica do espaço
• Equipes operando com mais autonomia e confiança
• Redução de passivos trabalhistas e operacionais

Facilities inteligentes usam processos digitais.

Se os seus documentos ainda estão travando a operação, é hora de repensar o processo documental e implantar soluções para otimização.